Google Workspace, verbunden mit dem Rest Ihrer Firma.
In Google Workspace steckt ein Teil Ihres Geschäfts; die manuelle Arbeit liegt in den Lücken drumherum. Wir bauen die Automatisierungen, die diese Lücken schließen, auf Ihrem bestehenden Konto, und alles Wichtige gibt ein Mensch frei.
Was Google Workspace ist
Google Workspace ist das Büropaket von Google für Unternehmen: Gmail auf der eigenen Domain der Firma, Kalender, Drive mit Docs, Sheets und Slides, Formulare und Meet. Kleine Firmen führen oft ihr ganzes Büro darauf, größere nutzen es neben anderen Systemen, und ein Administrator verwaltet die Konten in der Admin-Konsole. Dort liegen Korrespondenz, gemeinsame Dateien und viele selbst gebaute Register in Sheets.
Was eine Automatisierung dort liest und schreibt
- Gmail-Nachrichten, Labels und Anhänge
- Kalendertermine
- Dateien und Ordner in Drive und geteilten Ablagen
- Zeilen in Google Sheets
- Antworten aus Formularen
Was rund um Google Workspace gebaut wird
Mandantenbelege von Gmail nach Drive
Ein Mandant schickt Rechnungen und Quittungen an eine Gmail-Adresse, als Anhang oder Handyfoto. Jeder Beleg wird gelesen, nach Mandant und Art sortiert und im Drive-Ordner dieses Mandanten abgelegt. Mandanten mit Lücken erhalten vor der Frist eine Erinnerung, unklare Belege bestätigt jemand aus dem Büro. Katalogpreis: $1,190 für die Einrichtung und $79 pro Monat für die Betreuung.
Gebaut als: Belegannahme für SteuerbürosMontags-Briefing im Postfach des Inhabers
Über das Wochenende werden Umsatzzahlen, Kontostand und Website-Analytics eingesammelt, einschließlich der Zahlen, die Ihr Team in Google Sheets führt. Sie werden auf eine Seite geschrieben, als Google Doc gespeichert und für den Montagmorgen an die Gmail-Adresse des Inhabers geschickt. Katalogpreis: $490 für die Einrichtung und $79 pro Monat für die Betreuung.
Gebaut als: Das Montags-BriefingAngebot aus einer Formularantwort
Ein Kunde füllt ein Google-Formular aus oder schreibt an Gmail und bittet um einen Preis. Aus der Preisliste, die Sie in Sheets führen, entsteht ein Angebotsentwurf und wartet auf Ihr Ja. Nach der Freigabe geht er von Ihrer Gmail-Adresse hinaus, und drei Tage später wird nachgefasst.
Gebaut als: Angebots-Desk
Bevor Sie automatisieren
Dateien in Meine Ablage gehören der jeweiligen Person, Dateien in einer geteilten Ablage gehören der Organisation. Eine Automatisierung sollte in geteilten Ablagen lesen und ablegen, sonst verschwindet ein Ordner mit dem Konto eines ausscheidenden Mitarbeiters. Der Zugriff kommt über einen Zustimmungsdialog oder über einen Administrator, der einem Dienstkonto begrenzte Bereiche erteilt.
Die Kontrollen
- Wie wir anbinden Über die eigenen Schnittstellen von Google Workspace - API, wo vorhanden, sonst strukturierte Exporte und das Postfach. Nichts wird hinter Ihrem Rücken in Ihrem Google Workspace-Konto installiert.
- Was üblicherweise entsteht Daten aus Google Workspace in Rechnungen, CRM-Einträge und Berichte; Daten in Google Workspace aus Bestellungen, Formularen und E-Mails - das Abtippen in beide Richtungen ist die Arbeit, die wegfällt.
- Die Kontrollen Schriftliche Spezifikation, vollständiges Laufprotokoll, Freigabewarteschlange für folgenreiche Schritte, danach ein signierter Nachweis. Dieselben vier Kontrollen wie bei jeder OAKMONT-Automatisierung.
Häufige Fragen
- Kann ein Google Sheet die Datenquelle einer Automatisierung sein?Ja, Sheets lassen sich über die öffentliche API von Google lesen und schreiben. Die Schwachstelle: Ein Sheet hat keine feste Struktur. Eine umbenannte Spalte oder eine Zeile, die über der Kopfzeile eingefügt wird, verändert, was die Automatisierung vorfindet. Vereinbaren Sie ein Tabellenblatt mit fester Kopfzeile und schützen Sie diese Zeile vor Änderungen.
- Braucht die Automatisierung mein Google-Passwort?Nein. Der Zugriff wird über den Zustimmungsdialog von Google erteilt, der auflistet, was gelesen oder geändert werden darf, zum Beispiel Mail oder Dateien in Drive. Sie können ihn in den Sicherheitseinstellungen des Kontos widerrufen, und ein Workspace-Administrator sieht und entfernt den Zugriff externer Anwendungen für die gesamte Organisation in der Admin-Konsole.
- Kann OAKMONT Google Workspace automatisieren?Ja - Google Workspace steht auf der Systemliste des Kreators, und Automatisierungen entstehen auf Ihrem bestehenden Konto über dessen eigene Schnittstellen. Beschreiben Sie den Workflow, und jemand aus unserem Team antwortet mit einem Festpreis.
- Was kostet eine Google Workspace-Automatisierung?Katalogpreise beginnen bei 490 $ für einen gelieferten Workflow, Betreuung ab 79 $/Monat. Den Festpreis für Ihren Fall bestätigt ein Mensch schriftlich, bevor die Arbeit beginnt.
- Sind unsere Google Workspace-Daten sicher?Jede Automatisierung läuft mit schriftlicher Spezifikation und vollständigem Laufprotokoll, folgenreiche Schritte warten auf menschliche Freigabe, und für Arbeit, die das Haus nie verlassen darf, gibt es die Private AI Box - den ganzen Stack auf Ihrer eigenen Hardware.
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