Rechnungen in die Buchhaltungstabelle
Verwandeln Sie eingehende Rechnungen in eine saubere, strukturierte Buchhaltungstabelle - ganz automatisch.
Für einen Betrieb, der Lieferantenrechnungen von Hand in eine Tabelle abtippt
Ab $490 pro Projekt
Übliche DauerMeist wenige Tage nach dem bestätigten Umfang
Ein Blatt damit beginnenDas Teil, für das dieses Blatt ist: Automatisierungs-WorkflowWas diese Vorlage leistet
Jede eingehende Rechnung (PDF-Anhang oder E-Mail-Text) wird gelesen, und Lieferant, Datum, Netto, Steuer, Gesamtbetrag und Fälligkeitsdatum werden in eine laufende Buchhaltungstabelle eingetragen, bereit für Ihre Buchhaltung. Kein manuelles Abtippen mehr.
Rechnungen kommen als PDF-Anhang oder im Text einer E-Mail an, und jemand öffnet jede einzelne und tippt die Beträge für die Buchhaltung in eine Tabelle ab. Diese Vorlage beschreibt, wie dieses Abtippen entfällt: Jede eingehende Rechnung wird gelesen, und Lieferant, Datum, Netto, Steuer, Gesamtbetrag und Fälligkeitsdatum werden als neue Zeile in eine laufende Buchhaltungstabelle geschrieben. Sie passt zu einem Betrieb, in dem diese Arbeit jedes Mal gleich abläuft und gern liegen bleibt.
Die vorformulierte Anfrage verlangt genau das: jede eingehende Rechnung auslesen, ob PDF oder E-Mail, und eine Zeile mit Lieferant, Rechnungsdatum, Netto, Steuer, Gesamtbetrag und Fälligkeitsdatum anfügen. Als beteiligte Systeme nennt sie ein E-Mail-Postfach, Google Sheets oder Excel und Ihr Buchhaltungsprogramm. Ersetzen Sie das vor dem Absenden durch das, was Sie tatsächlich nutzen, nennen Sie die Spalten, die Ihre Buchhaltung braucht, und schreiben Sie, wo die Rechnungen eingehen. Daraus wird eine Anfrage für die Leistung Automatisierungs-Workflow, und Sie erhalten zuerst ein Festangebot.
Für Sie vorausgefüllt
- Die Beschreibung, die sie ausfüllt
Jede eingehende Rechnung (PDF oder E-Mail) auslesen und eine Zeile in unsere Buchhaltungstabelle schreiben: Lieferant, Rechnungsdatum, Netto, Steuer, Gesamtbetrag und Fälligkeitsdatum.
- Systeme, die sie verbindet
- Gmail oder Outlook
- Google Sheets oder Excel
- Ihr Buchhaltungsprogramm
- Art der Arbeit
- Automatisierungen - Steuerbüros und Kanzleien, Onlineshops, Jeder Betrieb
Was Sie erhalten
- Eine Integration, gebaut, getestet und in Betrieb: Eine Rechnung geht ein, und in Ihrer Buchhaltungstabelle erscheint eine Zeile.
- Ihr heutiger manueller Ablauf, in nummerierten Schritten aufgeschrieben, damit der Umfang für beide Seiten klar ist.
- Eine Aufstellung, welche Schritte automatisiert werden und wie genau, mit benannten Werkzeugen und Integrationen.
- Eine Schätzung der Zeit, die die Automatisierung pro Woche einspart.
- Ein Bauplan, geordnet nach ROI.
- Ein Ergebnis, das ein Mensch geprüft hat, bevor es in Ihrem Kundenportal landet, wo Sie bis zur Freigabe Korrekturen anfordern können.
Für wen
Ein Betrieb, der Lieferantenrechnungen per E-Mail erhält und in dem jemand jedes Mal dieselben sechs Angaben in eine Tabelle überträgt. Die Vorlage passt, wenn die Arbeit wiederkehrend und einfach ist und bei jeder Rechnung gleich abläuft.
Was Sie vor dem Absenden anpassen
- Die Zeile mit den Systemen: Ersetzen Sie „E-Mail-Postfach, Google Sheets / Excel, unser Buchhaltungsprogramm“ durch das Postfach, die Tabelle und das Buchhaltungsprogramm, die Sie tatsächlich verwenden.
- Die Liste der Felder: Voreingestellt sind Lieferant, Rechnungsdatum, Netto, Steuer, Gesamtbetrag und Fälligkeitsdatum. Ergänzen oder streichen Sie Spalten, bis sie zu Ihrer Tabelle passen.
- Die Herkunft der Rechnungen: Im Briefing steht PDF oder E-Mail. Schreiben Sie, was bei Ihnen zutrifft und in welchem Postfach die Rechnungen ankommen.
- Die Tabelle selbst: Hängen Sie eine Kopie an oder fügen Sie die Spaltenüberschriften ein, damit die neuen Zeilen zu dem Aufbau passen, mit dem Ihre Buchhaltung bereits arbeitet.
Was nicht enthalten ist
- Eine Integration. Mehrere Systeme, die miteinander sprechen, sind der Standard-Tarif und nicht dieser.
- $490 ist der Preis eines Projekts, einmalig bezahlt. Es ist kein Entgelt pro Rechnung und keine Monatsgebühr.
- Ein Schritt, der erkennbar einen Menschen braucht, wird nicht als automatisiert beschrieben.
Fragen zu dieser Vorlage
- Was kostet das?Die verknüpfte Leistung, Automatisierungs-Workflow, kostet $490 pro Projekt, einmalig. Ein Projekt ist eine Integration, von Anfang bis Ende geliefert: eine Sache, die heute von Hand geschieht, läuft automatisch. Der Preis ist fest und veröffentlicht und wird zusammen mit dem Umfang bestätigt, bevor die Arbeit beginnt.
- Wie läuft die Bestellung mit der Vorlage Rechnungen in die Buchhaltungstabelle ab?Sie klicken auf „Diese Vorlage verwenden“, und das Anfrageformular öffnet sich mit dem fertig geschriebenen Briefing. Sie ändern, was bei Ihnen anders ist, und senden ab. Wir bestätigen Umfang und Preis in einem Festangebot, Sie stimmen zu, und erst dann beginnt die Arbeit. Ein Mensch prüft das Ergebnis, bevor es in Ihrem Kundenportal landet.
- Was sollte ich bereithalten?Pflicht ist nur das Briefing. Es hilft zu wissen, in welchem Postfach die Rechnungen ankommen, in welche Tabelle sie sollen und welche Spalten sie hat. Das Formular hat freiwillige Felder für Werkzeuge und Systeme, für Quellinhalte und für einen Dateianhang, etwa eine Beispielrechnung.
- Die Anfrage nennt ein Postfach, eine Tabelle und ein Buchhaltungsprogramm. Ist das noch eine Integration?Die Leistung umfasst eine Integration, und mehrere Systeme, die miteinander sprechen, gehören in den Standard-Tarif. Welcher der beiden Fälle Ihrer ist, hängt davon ab, was Sie beschreiben. Deshalb werden Umfang und Preis im Angebot bestätigt, und gebaut wird erst, wenn Sie zugestimmt haben.
Bereit, dieses Rezept auszuführen?
Das Blatt öffnet sich mit dem Formular dieser Vorlage, schon ausgefüllt. Ändern Sie, was Ihres ist, und der Preis steht, bevor jemand anfängt.