Comarch Optima, verbunden mit dem Rest Ihrer Firma.
In Comarch Optima steckt ein Teil Ihres Geschäfts; die manuelle Arbeit liegt in den Lücken drumherum. Wir bauen die Automatisierungen, die diese Lücken schließen, auf Ihrem bestehenden Konto, und alles Wichtige gibt ein Mensch frei.
Was Comarch Optima ist
Comarch ERP Optima ist eines der gängigen polnischen Programme für Buchhaltung und Warenwirtschaft in kleinen und mittleren Unternehmen und das tägliche Werkzeug vieler Steuerbüros. Je nach gekauften Modulen enthält es Rechnungen und Lagerbelege, die Bücher und Umsatzsteuerregister, Kassen- und Bankbuchungen sowie Personal und Lohn. Es ist ein Windows-Programm, das auf einer eigenen Datenbank arbeitet.
Was eine Automatisierung dort liest und schreibt
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen
- Karten der Geschäftspartner
- Buchungen und Umsatzsteuerregister
- Kassen- und Bankbuchungen mit Zahlungsfristen
- Personalakten und Lohndaten
Was rund um Comarch Optima gebaut wird
Mandantenbelege fertig zum Buchen
Mandanten eines Steuerbüros schicken Rechnungen per Mail und als Handyfoto. Die Belege werden gelesen, dem richtigen Mandanten und Monat zugeordnet und als Datei vorbereitet, die Optima importieren kann. Die Buchhalterin prüft den Stapel vor dem Buchen, und Mandanten, die nicht alles geschickt haben, werden vor der Frist erinnert.
Gebaut als: Belegannahme für SteuerbürosErinnerungen bei überfälligen Rechnungen
Eine Liste unbezahlter, überfälliger Rechnungen wird nach Zeitplan aus Optima geholt. Jeder Schuldner erhält eine Erinnerung im von Ihnen freigegebenen Wortlaut, mit jedem Schritt nachdrücklicher, und eine in Optima erfasste Zahlung beendet die Folge. Einmal pro Woche erhalten Sie eine Liste, wer was schuldet. Die Einrichtung kostet $490, die Betreuung $79 pro Monat.
Gebaut als: Sanftes ForderungsmanagementAkte neuer Mitarbeiter für die Lohnabrechnung
Ein unterschriebenes Angebot startet den Ablauf. Der neue Mitarbeiter wird um den Personalfragebogen und die übrigen Unterlagen gebeten, die Antworten werden auf Lücken geprüft, und die Daten werden für die Eingabe im Modul für Personal und Lohn vorbereitet. Der Lohnsachbearbeiter gibt den Datensatz frei; Zugänge und Schulungen werden auf derselben Checkliste verfolgt.
Gebaut als: Mitarbeiter-Onboarding
Bevor Sie automatisieren
Optima ist meist auf Ihrem eigenen Rechner oder Server installiert, die Datenbank liegt daneben; Comarch bietet auch eine gehostete Version an. Eine Automatisierung kann sich nicht einfach von außen anmelden: Daten gehen über geplante Exporte und Importe hinaus und hinein oder über einen Zugang, den Ihr Administrator auf dieser Maschine einrichtet.
Die Kontrollen
- Wie wir anbinden Über die eigenen Schnittstellen von Comarch Optima - API, wo vorhanden, sonst strukturierte Exporte und das Postfach. Nichts wird hinter Ihrem Rücken in Ihrem Comarch Optima-Konto installiert.
- Was üblicherweise entsteht Daten aus Comarch Optima in Rechnungen, CRM-Einträge und Berichte; Daten in Comarch Optima aus Bestellungen, Formularen und E-Mails - das Abtippen in beide Richtungen ist die Arbeit, die wegfällt.
- Die Kontrollen Schriftliche Spezifikation, vollständiges Laufprotokoll, Freigabewarteschlange für folgenreiche Schritte, danach ein signierter Nachweis. Dieselben vier Kontrollen wie bei jeder OAKMONT-Automatisierung.
Häufige Fragen
- Lässt sich Comarch Optima automatisieren, wenn es auf unserem eigenen Server läuft?Ja, aber der Weg ist ein anderer als bei einem Cloud-Dienst. Programm und Datenbank liegen in Ihrem Netzwerk, also arbeitet die Automatisierung mit Dateien, die Optima exportiert und importiert, oder über einen Zugang, den Ihr Administrator gezielt öffnet. Welcher der beiden Wege gilt, wird schriftlich vereinbart, bevor die Arbeit beginnt.
- Bucht eine Automatisierung Belege in Optima von selbst?Nicht ohne einen Menschen. Belege werden gelesen und als Import vorbereitet, mit Geschäftspartner, Beträgen, Steuersätzen und Daten. Die Buchhalterin sieht den Stapel durch und entscheidet, was in die Register kommt. Das Buchen selbst bleibt die Entscheidung der Person, die für die Bücher des Unternehmens verantwortlich ist.
- Kann OAKMONT Comarch Optima automatisieren?Ja - Comarch Optima steht auf der Systemliste des Kreators, und Automatisierungen entstehen auf Ihrem bestehenden Konto über dessen eigene Schnittstellen. Beschreiben Sie den Workflow, und jemand aus unserem Team antwortet mit einem Festpreis.
- Was kostet eine Comarch Optima-Automatisierung?Katalogpreise beginnen bei 490 $ für einen gelieferten Workflow, Betreuung ab 79 $/Monat. Den Festpreis für Ihren Fall bestätigt ein Mensch schriftlich, bevor die Arbeit beginnt.
- Sind unsere Comarch Optima-Daten sicher?Jede Automatisierung läuft mit schriftlicher Spezifikation und vollständigem Laufprotokoll, folgenreiche Schritte warten auf menschliche Freigabe, und für Arbeit, die das Haus nie verlassen darf, gibt es die Private AI Box - den ganzen Stack auf Ihrer eigenen Hardware.
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